home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ AOL File Library: 2,401 to 2,500 / aol-file-protocol-4400-2401-to-2500.zip / AOLDLs / PC Business Library / Small Business Advisor / SBA964.exe / F252.SBE < prev    next >
Text File  |  1996-08-23  |  9KB  |  226 lines

  1. @197 CHAP 5
  2.  
  3.         ┌───────────────────────────────────────────────┐
  4.         │   ERISA COMPLIANCE---EMPLOYEE BENEFIT PLANS   │
  5.         └───────────────────────────────────────────────┘
  6.  
  7. If you have employees and provide them with "fringe benefits"
  8. such as group insurance (other than workers' compensation)
  9. or other types of employee "welfare plan" benefits, or if
  10. you adopt a pension or profit sharing retirement plan, you
  11. will almost certainly have to comply with at least some
  12. aspects of the Employee Retirement Income Security Act of
  13. 1974, popularly (or unpopularly) known as "ERISA."  There
  14. are CRIMINAL PENALTIES for willful failure to comply with
  15. two types of ERISA requirements:
  16.  
  17.     . Reporting -- to government agencies (IRS, Dept.
  18.       of Labor, PBGC); and
  19.  
  20.     . Disclosure -- to employees.
  21.  
  22. In addition, there are a number of different types of civil
  23. penalties for unintentional failures to comply with ERISA
  24. requirements, which are incredibly numerous and complex. In
  25. short, compliance with ERISA is a nightmare -- but one that
  26. won't go away at dawn.
  27.  
  28. ERISA deals with 2 kinds of employee benefit plans -- pension
  29. plans and welfare plans.  Pension plans under ERISA are
  30. pretty much what you might expect -- tax qualified retirement
  31. plans, including both pension and profit sharing plans
  32. (including Keogh plans), plus other types of benefit programs
  33. that defer payments until after employment has terminated.
  34. The ERISA reporting and disclosure requirements for pension
  35. plans are quite extensive, and if your business adopts any
  36. such plans, you will almost certainly need professional
  37. assistance in meeting the ERISA requirements that may apply.
  38. See summary in paragraph (b) below.
  39.  
  40. "Welfare" plans under ERISA include most other types of
  41. employee benefit plans that are not considered pension
  42. plans.  These include the typical fringe benefit plans
  43. adopted by small firms, such as health insurance,
  44. long-term disability, group-term life insurance and
  45. accidental death insurance plans.  ERISA compliance for
  46. welfare plans is usually less of a burden than for pension
  47. plans, but is required for almost every business that
  48. provides any kind of benefits for employees of the type
  49. mentioned above.  Note that a number of so-called fringe
  50. benefits that are in the nature of payroll practices,
  51. such as paid holidays, vacation pay, bonuses, overtime
  52. premium pay and most kinds of severance pay arrangements,
  53. usually are not considered to be either pension OR welfare
  54. plans under ERISA.  Thus, these kinds of payroll practices
  55. are not subject to ERISA rules at all.
  56.  
  57. Compliance requirements for reporting and disclosure under
  58. ERISA are briefly outlined below.
  59.  
  60. (a) WELFARE PLANS.  The one ERISA compliance requirement
  61. that applies to almost all small businesses is the
  62. requirement that an employer prepare a Summary Plan
  63. Description ("SPD") for distribution to all employees
  64. covered by any type of welfare plan sponsored by the
  65. employer, such as typical health, accident, life, or
  66. disability insurance plans.  An SPD must contain over 20
  67. specific items of information listed in U.S. Department of
  68. Labor regulations, including an "ERISA Rights Statement"
  69. which must be copied more or less verbatim from the
  70. regulations.
  71.  
  72. An SPD must be prepared for each plan and distributed to
  73. covered employees within 120 days after the plan is first
  74. adopted.  Each new employee must be given a copy of the
  75. SPD within 90 days after becoming a participant in the
  76. plan.  Since an SPD must be prepared for each employee
  77. plan subject to ERISA, even a very small business may find
  78. that it has to produce three or four of these documents,
  79. each of which must meet detailed technical requirements.
  80. One important consideration in taking out insurance coverage
  81. for employees should be a firm commitment from the insurance
  82. company or brokers that they will prepare the necessary SPDs
  83. for the insurance plans they are selling you--otherwise, you
  84. may need to have your attorney or benefit consultant prepare
  85. the SPDs, which can result in substantial professional fees.
  86.  
  87. Other than the need for an employer to prepare SPDs and
  88. distribute them to employees, there are no significant ERISA
  89. requirements that apply to insured-type welfare plans, in
  90. the case of plans covering fewer than one hundred employees.
  91. @IF099xx]Since you have only @EMP employees, you are relatively free
  92. @IF099xx]of ERISA reporting and disclosure requirements with regard
  93. @IF099xx]to any insured welfare plans of @NAME.
  94.  
  95. However, you must make available the insurance policies
  96. and other plan documents for inspection by your employees
  97. and you must furnish copies to them upon request.
  98.  
  99. If your business should happen to have 100 or more employees
  100. who are covered by a plan, or if you adopt any type of
  101. uninsured (and "funded") welfare plan, you will suddenly
  102. become subject to a whole array of additional ERISA
  103. requirements, including the following:
  104.  
  105.     . Filing a copy of the SPD with the Department of
  106.       Labor;
  107.  
  108.     . Filing an Annual Return/Report or Registration
  109.       (Form 5500 series) with the IRS each year;
  110.  
  111.     . Preparing and distributing a Summary Annual Report
  112.       to covered employees each year;
  113.  
  114.     . Preparing a Summary of Material Modifications of
  115.       the plan (if any) and filing it with the Department
  116.       of Labor and distributing it to covered employees;
  117.       and
  118.  
  119.     . Filing a terminal report if the plan is terminated.
  120.  
  121. NOTE:  In addition to these ERISA requirements, there are
  122. similar filing requirements (for Forms 5500, 5500-C, etc.)
  123. for employer-provided educational assistance plans, group
  124. legal services plans, and so-called "cafeteria plans."
  125.  
  126. (b) PENSION PLANS.  The ERISA compliance requirements for
  127. a pension or profit sharing plan of even a very small
  128. business are very onerous, complex, and expensive, despite
  129. numerous attempts by the IRS and the Department of Labor
  130. to simplify the reporting requirements in response to a
  131. barrage of criticism from small businesses.  Because
  132. these compliance requirements are so very complex and
  133. are constantly changing, no attempt to spell them out in
  134. detail is made here.  Instead, the basic ERISA compliance
  135. requirements for most pension and profit sharing plans
  136. are briefly summarized as follows:
  137.  
  138.   ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
  139.   │     ITEM:                            PROVIDED TO:       │
  140.   └─────────────────────────────────────────────────────────┘
  141.   . Summary Plan               Department of Labor;
  142.     Description                participants; beneficiaries
  143.  
  144.   . Annual Return/Report       IRS (Required even for a
  145.     (Form 5500, 5500-C/R       simple 1-person Keogh plan,
  146.     or 5500-EZ)                if over $100,000 in assets)
  147.  
  148.   . Schedule A, Form 5500      IRS
  149.     series (Insurance info)
  150.  
  151.   . Schedule B, Form 5500      IRS
  152.     series (Actuarial
  153.     information prepared
  154.     and signed by an
  155.     enrolled actuary--for
  156.     defined benefit plans
  157.     only)
  158.  
  159.   . Schedule SSA, Form 5500    IRS
  160.     series (Registration
  161.     statement)
  162.  
  163.   . Form W-2P (Report of       IRS; recipient of distribution
  164.     periodic plan benefit
  165.     payments made during year)
  166.  
  167.   . Form 1099-R (Report of     IRS; recipient of distribution
  168.     total distribution of
  169.     benefits during the year)
  170.  
  171.   . Form W-3 or W-3G           IRS
  172.     (Transmittal of Forms
  173.     W-2P and 1099-R)
  174.  
  175.   . Form PBGC-1 (Premium       Pension Benefit Guaranty Corp.
  176.     payments of required plan  (a government agency that
  177.     termination insurance --   insures pension plans of
  178.     for "defined benefit"      employers)
  179.     plans only)
  180.  
  181.   . Summary Annual Report      Participants; beneficiaries
  182.  
  183.   . Individual Deferred        Former participant in plan
  184.     Vested Benefit Statement
  185.     to Separated Employee
  186.  
  187.   . Summary of Material        Department of Labor; 
  188.     Modifications (to a plan)  participants; beneficiaries
  189.  
  190.   . Terminal Report            Department of Labor; 
  191.     (when plan is terminated)  participants; beneficiaries
  192.  
  193.   . Written explanation of     Participants
  194.     Joint & Survivor Annuity
  195.  
  196.   . Written explanation of     Person claiming entitlement 
  197.     reasons for denying        to plan benefits
  198.     benefit claim and 
  199.     description of appeal
  200.     procedures
  201.  
  202.   . Various documents and      Department of Labor;
  203.     information to be          participants
  204.     provided on request
  205.  
  206.   . Various formal notices     Department of Labor; IRS
  207.     upon occurrence of         participants; IRS; Pension 
  208.     certain events             Benefit Guaranty Corporation
  209.   ___________________________________________________________
  210.  
  211.  
  212. In addition to these ERISA reporting disclosure requirements,
  213. all employees who are deemed to handle assets of a pension
  214. or welfare plan that is covered by ERISA are required to be
  215. covered by fidelity bond of specified amounts.  Also, note
  216. that withholding is now mandatory on distributions of pension
  217. and profit sharing benefits, unless the recipient arranges
  218. for the payout to be made directly to an IRA or another
  219. qualified plan.
  220.  
  221. Penalties can be quite severe for non-compliance with ERISA
  222. regulation.  For example, there is a $25 per day penalty
  223. for late filing of any of the Form 5500 series Annual
  224. Reports required of pension plans (and some welfare plans).
  225.  
  226.